Tu espacio de trabajo es un lugar muy importante en tu vida diaria. Constituye un ambiente donde transcurre gran parte de tu día.

Una gran ventaja como emprendedor es que puedes tener un mayor control de este espacio.

Si vas a pasar muchas horas en un lugar lo mejor es que optimices su funcionamiento. Esto lo realizas con el fin de aumentar tu productividad.

Mi gran secreto para aumentar mi productividad es tener un espacio de trabajo limpio y ordenado. Al aumentar mi productividad podré alcanzar mis metas en un menor tiempo.

Hace pocos momentos terminé de ordenar un poco mi escritorio de trabajo que se encuentra ubicado en una oficina adecuada en mi casa. Esto es algo que me he propuesto desde hace mucho tiempo. Siempre trabajar en un ambiente limpio y organizado.

Ten un espacio de trabajo limpio y ordenado.

Hace unos años atrás detecte que los momentos en que me encuentro más productivo ocurrían cuando mi oficina en casa se encontraba limpia y ordenada. Este patrón siempre se repetía.

Fue entonces que me di cuenta que esto no era una coincidencia. Realmente el desorden y la desorganización estaban afectando mi productividad.

Desde ese momento me propuse siempre mantener un mínimo de orden en mi escritorio y mantenerlo siempre limpio.

¿En qué consiste un Espacio de Trabajo?

Esto dependerá de cada emprendedor y la naturaleza de su trabajo. Hay personas que se sienten más cómodos usando laptops y adaptando su espacio de trabajo a conveniencia.

Otros tienen un espacio de trabajo establecido en una oficina formal. Con un escritorio dedicado, libreros y muebles de oficina. Esta oficina también la puedes replicar desde tu hogar.

Si trabajas desde tu casa lo ideal es tener un cuarto dedicado para tu espacio de trabajo. Así no vas a tener tantas distracciones y será más fácil separar la vida familiar de la laboral.

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No importa el tipo de espacio de trabajo que tengas. El orden y organización se aplican para cualquier tipo de ambiente de trabajo.

Comienza a Organizar tu Espacio de Trabajo

Me acuerdo que habían épocas donde pasaba largas horas laborales. Y no solo horas sino semanas donde era mucho trabajo sin parar.

Sin darme cuenta, mi ambiente de trabajo empezaba a acumular un sin número de papeles y cosas inservibles que solo estorbaban mis pensamientos.

El momento en que encontré una pizza abajo de un sofá fue el día que decidí que tenía que cambiar.

Después de esto comencé a hacer rutinas diarias para ordenar y limpiar mi espacio de trabajo.

Ordenar y limpiar mi espacio de trabajo aumentó mi productividad.

Antes de comenzar a trabajar todas las mañanas realizo mi rutina diaria de organización. Dedico unos 5 a 10 minutos de mi tiempo a dejar todo mi espacio de trabajo en orden.

Clasifico todos los papeles que tengo en mi escritorio y desecho todo lo que no sirva. Plumas, papeles, cables, todo puede ser archivado y organizado. No tiene sentido perder 5 minutos de tu tiempo buscando una pluma que no aparece.

Tener un archivador te será muy útil para clasificar documentos y objetos que no estén utilizando en el momento.

Un emprendedor exitoso tiene un negocio organizado.

Incluso organizo las planillas de gastos e ingresos. Todas las planillas las guardo en carpetas categorizadas por colores y años para fácil acceso.

Así cuando llegue el momento de declarar impuestos no tengo que pasar largas horas en clasificar estos documentos.

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Como verás no dedico mucho tiempo en estas actividades cada día. Prefiero hacerlo de esta manera para no dejar que todo se acumule. Y no tener que pasar horas un fin de semana en limpieza y organización.

El Ambiente de Trabajo Digital

El orden y la organización no solo lo aplico en el mundo físico. En el mundo digital también existe mucho desorden.

Dentro de mi laptop y computador de escritorio tengo ordenados los archivos por carpetas. También todos los proyectos categorizados por fechas haciendo más fácil el acceso al archivo que necesito.

Cada archivo y carpeta tiene un nombre específico. Así no tengo que abrir el archivo para saber de que se trata.

Para mi emprendimiento EmprendeBits tengo una carpeta dedicada en Dropbox. Esta carpeta tiene subcarpetas con nombres claro para mejor organización.

La carpeta con todos los archivos relacionados a EmprendeBits la tengo situada en Dropbox. Para tener la tranquilidad de que todo archivo siempre está resguardado por una copia en la nube.

El orden me ha ayudado a ahorrar mucho tiempo a lo largo de estos años.

Mi rutina diaria de limpieza también incluye el escritorio digital. Solo observa el escritorio de mi Mac Book Pro lo limpio que está.

Mi Secreto: La Carpeta Temporal “Espacio de Trabajo”

Como podrás notar en mi escritorio la única carpeta que tengo ahí se llama “Workspace” o “Espacio de Trabajo” en español.

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Cada documento (imagen, archivo de Word o video) que utilizo cuando estoy trabajando pasa por un filtro con dos soluciones distintas.

La primera resolución ocurre si el archivo es importante y debe ser archivado, en este caso lo muevo inmediatamente hacia su carpeta correspondiente.

La segunda opción es si el archivo solo lo necesito temporalmente. Este es el caso para los archivos que no los necesitaré en un futuro. Cuando un archivo solo lo necesito temporalmente lo coloco en “Workspace”, la única carpeta de mi escritorio.

La carpeta temporal Workspace me ha resultado ser muy útil. De antemano puedo saber que todos los contenidos de esa carpeta pueden ser borrados. Sin ningún peligro de perder algún archivo importante.

Lo primero que realizo al prender mi laptop es revisar si la carpeta “Workspace”. Si contiene archivos borro todo su contenido para mantenerla siempre limpia.

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No paso tiempo revisando cada archivo y viendo si sale la pena guardarlo o no, porque este proceso ya lo hice de antemano. Todo lo que va en la carpeta puede ser descartado inmediatamente sin tener miedo a borrar algo importante.

Los archivos importantes envíalos a una carpeta respaldad en la nube.

Esta es otra técnica para optimizar el tiempo y que te ayudará a ser más productivo cuando estés trabajando.

He visto un sin numero de computadores con escritorios que se encuentran desorganizados causando que las personas pierdan tiempo buscando archivos.

Me ha pasado que he solicitado un logo a un cliente y me llegó al día siguiente. Tomó tanto tiempo porque no sabían donde se encontraba este archivo. Si mantienes un espacio digital de trabajo organizado no vas a tener que pasar mucho tiempo buscando un archivo.

Esto me motivo a escribir este post y poder compartir esta práctica diaria contigo para que puedas aumentar tu productividad en tu espacio de trabajo.

Aumenta Tu Productividad Ordenando tu Email

En la era digital que vivimos tenemos un exceso de información y archivos digitales que nos rodean, eso incluye tu email.

Otra buena práctica que realizo a diario es mantener mi bandeja de entrada siempre vacía. Pero cuidado, no vayas en este momento a borrar todos tus mails en tu correo. Hay maneras y técnicas que te ayudan a mantener tu bandeja de entrada en cero sin tener que borrar todos tus correos.

Si usas Gmail puedes organizar tu bandeja de entrada de una manera muy sencilla. Con el botón de Archivar puedes guardar en una carpeta los mails que ya no desees que se muestren en la pantalla principal de tu correo.

Usando esto no se borra ningún correo, solo se archiva en una carpeta. Los mails los puedes seguir encontrando si usas la función de búsqueda.

Te cuento un tip que te ayudará en tu aventura de tener una bandeja en cero. Realiza una búsqueda en tu correo de Gmail como “from:twitter.com”. Obtendrás todos los correos de notificaciones que Twitter te ha enviado.

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Ahora marca la casilla con el indicador “Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con esta búsqueda”.
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Y archiva todos esos emails.
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Notarás como notablemente han disminuido tus correos en tu bandeja de entrada. Realiza esto también con Facebook y otras suscripciones que tengas frecuentes.

Si tienes un smartphone esta tarea puede ser aún más placentera. Desde que instalé Mailbox en mi iPhone puedo organizar mis correos en cualquier parte que me encuentre.

Con solo deslizar tu dedo puedes marcar como leído y archivarlo al mismo tiempo. Sin duda es un ahorro de tiempo para los que tenemos muchos mails.

Es muy sencillo organizar tus mails con este tipo de aplicaciones que te ayudan a limpiar tu ambiente digital y aumentar tu productividad. También existe una versión para Android si la necesitas.

La función que más me gusta de estas aplicaciones es la de archivar los mails. Y no solo pueden ser archivados sino también organizados en modo de listas. Puedes crear listas de “Tareas por hacer”, “Por leer”, “Por comprar”.

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También Mailbox tiene una buena opción para posponer mails para ser leídos después.

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Los únicos mails que dejo en la bandeja de entrada son los que tienen tareas pendientes por realizar. Así puedo transformar mi correo electrónico en un organizador de tareas a la vez.

Con todas estas herramientas no tienes excusa para no organizar tu email y tener una bandeja de entrada limpia para enfocarte en los mails venideros y los que son realmente importantes.

Los beneficios de organizar tu espacio de trabajo

Mantener un espacio de trabajo físico y digital en orden te traerá muchos beneficios:

  • Vas a mejorar tu gestión del tiempo.
  • Encuentra de manera rápida cualquier tipo de archivo.
  • Enfocarte en una sola tarea a la vez.
  • Tu ambiente tendrá un aspecto más profesional.
  • Reducirás tu estrés al tener control de tu espacio.

Hay muchos estudios que demuestran que trabajar en un ambiente limpio te ayuda a ser más productivo. Y al ser más productivo te ayudará a poder trabajar más en menor tiempo.

Parte de esto ocurre como funciona nuestra mente. Al ver tantos objetos apilados y desorganizados: planillas, hojas, emails, archivos. Perdemos el enfoque y la concentración de la tarea que tenemos al frente.

Un ambiente ordenado y limpio te ayudará a ser más productivo.

Al aumentar tu productividad muchas cosas buenas ocurren. Vas a ver que en poco tiempo te vas  sentir mejor con tu ambiente de trabajo. Por ende te sentirás mejor tu mismo.

Esto te ayudará a mantener una mente más positiva hacia tu emprendimiento y trabajar de una manera más eficiente sin tantas distracciones.

Deja un Espacio para Relajarte

Puede sonar contradictorio con todo lo que he dicho. Pero poder relajarse y despejar tu mente de tu espacio de trabajo es importante. En mi espacio de trabajo tengo un espacio dedicado para la diversión.

Es importante poder relajarse y volver a trabajar con cabeza fresca. Trabajar 16 horas seguidas al frente de un ordenador sin para no le hará nada bien a tu productividad. Incluso si tienes todo ordenado.

Realiza una actividad que te relaje para volver a trabajar con más ánimo.

Siempre trato de poder tener algo de distracción. Puede ser ver 20 minutos de una de mis series favorita después de 4 horas de trabajo seguidas. O salir por una caminata corta para despejarme. Lo importante es fijarte momentos para no hacerlo mientras estés trabajando.

¿Vale la pena el esfuerzo extra?

Tal vez te estarás preguntando si todo este orden y limpieza vale la pena. Por que después de todo toma tiempo realizar estas acciones.

Como consejo tómalo no como una actividad que haces durante un largo período de tiempo sino como algo que siempre estás constantemente realizando. Si te llega un mail y ya no lo necesitas, inmediatamente archívalo y no lo dejes para después.

Lo mismo con papeles, cajas, y objetos que ya no tengan valor alguno. Por casi el mismo tiempo que te toma acumularlos, podrías ordenarlos constantemente para que no lo notes como una actividad que te requiere mucho tiempo.

Al descargar documentos en Internet los ordeno de manera inmediata. Si son importantes van archivados en la carpeta correspondiente y sino van al “Workspace” el cual es vaciado todas las mañanas.

Al ser más productivo podrás generar más trabajo y en menor tiempo.

Y ya sabemos que el tiempo es muy valioso para un emprendedor. Con un espacio de trabajo organizado podrás generar más trabajo logrando obtener mejores resultados a futuro.

¿Cuál es tu opinión?

Al mantener un espacio de trabajo limpio y organizado me puedo concentrar mejor en mis tareas todas las mañanas. La organización me ayuda a ser más productivo al momento de redactar artículos, en el trabajo de promoción de mis sitios web y tener nuevas ideas de negocios.

Te recomiendo empezar a practicar estas técnicas a diario para que seas más productivo. Logrando un paso más para ser un emprendedor exitoso.

Recursos mencionados:

  • Mailbox
  • Mailpilot  – el cliente de Email que utilizo en mi Mac Book Pro

¿Qué otras ideas tienes para mantenerte organizado y aumentar tu productividad?